E-mail wordt een van de belangrijkste zakelijke communicatievormen

Dit blijkt uit een representatief onderzoek dat NFO Trendbox heeft uitgevoerd onder zowel zakelijke als privé gebruikers van E-mail bij een totale steekproef van n=500 respondenten.

Als vervanger van zakelijke telefonische communicatie lijkt e-mail iets minder geschikt. Het merendeel van de zakelijke ondervraagden (59 pct) is namelijk van mening dat zakelijke nuances minder goed per e-mail dan per telefoon overgebracht kunnen worden. Evengoed denkt nog altijd 50 procent van de werkenden dat e-mail ook voor een groot gedeelte telefonische communicatie zal gaan vervangen.

Op dit moment heeft 42 procent van de werkzame Nederlanders een eigen zakelijk e-mailadres.

Dat e-mail een belangrijke rol heeft in de dagelijkse zakelijke communicatie komt duidelijk uit dit onderzoek naar voren, 83 procent van de zakelijke ondervraagden zegt e-mail niet meer te kunnen missen en gemiddeld ontvangt men het inmiddels respectabele aantal van 15 e-mails per dag. Over dit aantal is men over het algemeen tevreden, 76 procent vindt een dergelijke hoeveelheid e-mail’s namelijk niet teveel.

Dit betekent nog niet dat men over alle aspecten van e-mail tevreden is. Van de in totaal 36 miljoen e-mails die dagelijks door zakelijk Nederland wordt ontvangen beoordeelt men maar liefst 31 procent als onbelangrijk. Dit betekent dat per werkdag gemiddeld 11 miljoen e-mails op de Nederlandse werkvloer worden ontvangen die als irrelevant betiteld kunnen worden. Een potentiële dreiging voor de efficiëntie die e-mail in eerste instantie met zich mee zou moeten brengen.

Verder is de opkomst van ongewenste mail (spam of junkmail) een bron van zorg, 36 procent van de zakelijke gebruikers zegt spam te ontvangen, 11 procent geeft aan dat dit zelfs dagelijks het geval is. Van degenen die spam ontvangen ergert meer dan de helft zich aan deze ongewenste elektronische post. Met de recente beslissing van het Europees Parlement om commerciële e-mail alleen via een opt-in regeling toe te staan zal waarschijnlijk een groot gedeelte van deze gebruikers gerustgesteld worden.

Tevens is het opvallend dat bijna een kwart van de zakelijke ondervraagden zegt hun e-mail programma af en toe te sluiten om te kunnen werken.

Over de kwaliteit van de e-mails heeft men ook het een en ander aan te merken. Zo meent tweederde van de ondervraagden dat e-mail veel storende taal en tikfouten bevat in vergelijking met brieven en faxen. Verder zegt 60 procent van de zakelijke gebruikers dat velen die e-mail versturen zich meer goede manieren moeten aanleren.
Duidelijk is dat het succes van e-mail inmiddels ook een aantal negatieve bijwerkingen voor nu en in de toekomst heeft. Hierbij is het belangrijk dat het bedrijfsleven deze in een vroegtijdig stadium onderkent en er b.v. in opleidingen meer aandacht wordt besteed aan het zorgvuldig opstellen van zakelijke e-mails.