6 principes voor het omgaan met de transparantiedruk in 2016

Transparantie was in reputatiemanagement het 'toverwoord' van 2015 en zal ook in dit nieuwe jaar terecht veel aandacht krijgen;  veel organisaties worstelen er nog mee.

Het is essentieel om als organisatie of merk transparantie hoog op de agenda te zetten. Transparantie is namelijk direct verbonden met het vertrouwen dat je van de interne en externe omgeving krijgt. Wikileaks is een van de voorvechters van transparantie in onze samenleving. Oprichter Julian Assange is van mening dat hoe meer macht men heeft hoe groter de behoefte is aan transparantie. Want als macht wordt misbruikt, dan is het effect enorm.

Het ultieme doel moet natuurlijk altijd maximale openheid zijn. Maar tegelijkertijd kan te veel zeggen ook weer verlammend werken. De ander moet de informatie immers wel begrijpen en er mee kunnen omgaan.

Inzicht in verwachtingen

Het is cruciaal dat je inzicht hebt in de verwachtingen van de omgeving ten aanzien van jouw transparantie. De omgeving bepaalt namelijk uiteindelijk of je transparant genoeg bent.

Dat heeft alles te maken met het vertrouwen dat ze in je hebben. Hoe minder vertrouwen er is hoe meer openheid er geëist wordt. De eisen die op dit punt aan bijvoorbeeld een organisatie als Apple gesteld worden zijn dus anders dan aan een bank of verzekeraar. En daar zul je in de praktijk rekening mee moeten houden. 

Duidelijk is dat de roep om transparantie eisen stelt aan jouw communicatie. Maak daarom altijd zeer bewust de afweging hoe open je moet zijn. Streef in de interne en externe communicatie altijd een zo groot mogelijke transparantie na, want uiteindelijk wordt alle informatie openbaar. Dan kun je maar beter zelf de boodschapper zijn van de informatie. 

Principes voor beleid

Net als de reputatie vraagt ook transparantie om beleidskaders en actief management. Je zult daar dus gestructureerd mee bezig moeten zijn. Belangrijke principes daarvoor zijn:

1. Bouw reputatievet: Bouw gestructureerd aan de reputatie om daarmee een buffer te vormen als basis voor vertrouwen. Hoe beter het vertrouwen is in de omgeving hoe lager de druk op het transparantie-issue.

2. Creëer dialoog en interactie: Ga in gesprek met de interne en externe stakeholders over het onderwerp transparantie. Alleen dat zorgt al voor begrip en bovendien realiseer je daarmee een open relatie.

3. Ken de verwachtingen: Als je gesprekken met de omgeving voert leer je ook de verwachtingen kennen bij de interne en externe stakeholders. Je weet dan waaraan je dient te voldoen om het vertrouwen te krijgen en te behouden. Zorg dat je die verwachtingen in de praktijk zo mogelijk overtreft!

4. Bepaal jouw grenzen: Het is belangrijk ook bewust om te gaan met de grenzen voor transparantie. Baseer je daarbij op de verwachtingen en wat praktisch mogelijk is. Vanzelfsprekend speelt ook de cultuur van jouw organisatie hierbij een bepalende factor. Identificeer de dilemma’s en maak die bespreekbaar, want nieuw beleid heeft ook tijd nodig.

5. Wees eerlijk over open. Maak geen houdini-act van transparantie, maar wees duidelijk over de grenzen, de dilemma’s en het tijdpad voor verandering. 

6. Zorg voor regie: Het is belangrijk om zelf in the lead te zijn op het transparantieonderwerp. Monitor de ontwikkelingen en stel beleid zo nodig bij. Hou echter vast aan de eigen grenzen en durf ook eens nee te zeggen wanneer dat nodig is.

Be a Mensch

Vergeet niet dat transparantie juist ook kansen biedt. Voormalig Apple-strateeg Guy Kawasaki zei eerder al: “Be a Mensch”. Iedere organisatie moet zich gedragen zoals je dat ook privé doet: zorg dat je eerlijk, vriendelijk en transparant bent. De relaties met de omgeving zijn dan een vanzelfsprekendheid.

Foto: Loke Mango, via 123RF