Werkplek - De Inktpot van Prorail: Duurzaam avant la lettre 

Dwalend door een doolhof van gangen is het eenvoudig om te ontsporen. Op een van de verdiepingen, op dezelfde etage als de raad van bestuur, bevindt zich de afdeling communicatie en externe betrekkingen waar Inés Plasmans-Levert directeur is. De kantoorruimtes zijn verlaten, de woordvoerders, adviseurs public affairs, communicatieadviseurs, redacteuren, de campagnemanager, socialmediamanagers en medewerkers van de publieksvoorlichting werken allemaal vanuit huis. Inclusief het managementteam werken er 88 mensen op de communicatieafdeling, zonder ook maar een marketeer. Want de ‘marketing’ gebeurt voor meer dan 95 procent via free publicity.

Plasmans vertelt dat het gebouw duurzaam avant la lettre is gebouwd. Duurzaam omdat de NS, de vorige eigenaar van het gebouw, een eigen bakstenen fabriek liet oprichten voor de stenen, een bos aankocht voor het hout en bomen terugplantte en dat er kilometers spoorstaven zijn gebruikt voor de fundering.

Met een mondkapje op struinend door het hout-groen-oranje labyrint spreekt Plasmans over de reputatie van Prorail door de jaren heen. 'Die is enorm verbeterd, omdat het overgrote deel van de communicatie van de organisatie er tegenwoordig op is gericht is om ‘problemen’ te voorkomen en eventueel ongemak voor buren, reizigers of andere stakeholders vroegtijdig kenbaar te maken.' Hiervoor is een onlangs ook nieuwe website gelanceerd waarop de spoorwegbeheerder meer in de diepte kan aangeven wat het doet.

‘Wij willen in onze communicatie open, transparant en eerlijk zijn. Dat zien we in onze reputatie onder medewerkers en bij het publiek terug. Wij zijn geen onderdeel van problemen op het spoor maar staan tegenwoordig bekend als de aanbieder van een mobiliteitsoplossing.’ Met het beheer van zevenduizend kilometer spoor noemt Prorail zichzelf een van de grootste buren van Nederland.

‘Wij merken dat het publiek betrokken is bij Prorail. Zo ook tijdens de rellen in Eindhoven. We communiceren dan zelf actief dat onze medewerkers daar ongedeerd zijn en dat wij ondertussen alles in het werk stellen om het station weer veilig te maken. Onze dynamische manier van nieuws' uitbrengen zorgt ervoor dat we veelal positief in het nieuws zijn. Dat is wel eens anders geweest.’

Prorail, dat wil verbinden, verbeteren en verduurzamen, verwacht een groei van 30 procent van alleen al het aantal reizigers tussen 2030 en 2035. Plasmans: ‘Dit betekent meer treinen en daarvoor is een aanpassing in de infrastructuur nodig. Dit leidt tot overlast voor verschillende stakeholders. Wij vervullen een maatschappelijke functie en daarom moet onze informatievoorziening voor iedereen toegankelijk zijn. Iedereen kan zien wat het doel is van de werkzaamheden, hoe lang het duurt en waarom het nodig is. Zo creëren we draagvlak en begrip. Als de mensen in Nederland de omvang van het spoorwegnetwerk kunnen overzien, doordat wij dat uitleggen, verwacht ik dat straks iedereen daar trots op is. We zijn trots op de Afsluitdijk, de Deltawerken en dat mogen we ook op ons spoorwegnetwerk zijn.’

De stilte in de Inktpot, de lange wandelgangen, de houten lambrisering aan de wanden, het ademt rust, controle en stabiliteit. Onvermurwbaar. Standvastig. Dat is het hoofdkantoor van de spoorwegbeheerder die tot de top drie in de wereld behoort van beste infrabeheerders. Het enige buitenaardse is een UFO van 12 meter breed op het dak. 

Dit artikel is ook te lezen in het vakmagazine Adformatie #1 2021 met als onderwerp innovatie.

Lees ook: 

• Daan Roosegaarde en Victor Knaap: ‘Misschien zijn we de architecten van het nieuwe normaal’
• In de wereld van cybersecurity is het altijd oorlog - Een interview met Bart Groothuis, Europarlemtariër