Prioriteiten stellen met je management team? Hiermee ben je goed geholpen

Het helpen prioriteren speelt daarbij een belangrijke rol. Wat is belangrijk en wat niet? Wat moet nu opgepakt worden en wat kan ook later? Dit is de periode van de jaarplannen. Dit model kan u wellicht helpen de juiste prioriteiten te stellen.

Met focus heb je meer impact. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. In onze adviespraktijk zien we de dilemma’s waar het management mee te maken heeft. En we zien hoe ingrijpend keuzes kunnen zijn. 

Maar keuzes maken moet. Besturen en managen is kiezen en besluiten nemen.  

Praktisch model om te helpen prioriteren

Hoe kan een organisatie de impact van communicatie vergroten? Met welke communicatiestrategie wordt slim bijgedragen aan het realiseren van organisatiedoelen? Hoe kan een communicatieafdeling haar rol en toegevoegde waarde vergroten? 
Belangrijke vragen. En waar je zorgvuldig over moet nadenken.

Voor communicatie-MT’s hebben we onderstaand model ontwikkeld dat helpt om gezamenlijk de juiste prioriteiten te stellen. Ook op afstand.

Dit model levert intelligence op waarmee je betere keuzes kunt maken en het wederzijds begrip kunt vergroten. Je ziet heel snel of je hetzelfde in de wedstrijd zit. En waar je met elkaar over in gesprek moet gaan.

Zoals je ziet, kent het model zes ‘dimensies’ (strategy, performance, health, structure, collaboration, leadership) en 24 ‘knoppen’. Aan al deze knoppen zou je in theorie kunnen draaien. Maar dat is ondoenlijk.

Aan welke knoppen ga je daadwerkelijk draaien? En waarom? Wat is belangrijk? Wat is urgent? En hoe groot is de opgave per knop?

Prioriteren in de praktijk: hoe zou je dit model voor je kunnen laten werken?

De praktische waarde van het model kunnen we het beste aanduiden aan de hand van een concreet voorbeeld.

We gingen aan de hand van het model in gesprek met het MT van een grote afdeling Communicatie.

• Aan de hand van een online tool hebben de verschillende MT-leden een korte vragenlijst ingevuld.
• Deze vragenlijst werd door de MT-leden anoniem beantwoord.
• Per ‘knop’ moesten zij twee vragen beantwoorden: hoe belangrijk vind je deze knop? En hoe vind je dat jullie ‘presteren’ t.a.v. deze knop?
• Wepublic analyseerde de uitkomsten en verbond hier vervolgens conclusies en concrete aanbevelingen aan.

Op basis van de uitkomsten van de online vragenlijst en feedback van medewerkers organiseerden wij werksessies en werd vastgesteld wat prioriteiten, uitdagingen en kansen zijn.

Het resultaat?

• Inzicht in elkaars opvattingen
• Concrete kansen en aandachtspunten
• Heldere prioriteiten

Het model is uitermate geschikt om periodiek te gebruiken. En om voortgang te monitoren. Ook op afstand dus.

2021: wordt het nog belangrijker om te prioriteren?

Het wordt een uitdagend jaar, 2021. We merken dat organisaties en hun communicatieafdelingen onder grote druk staan. De impact van COVID-19 hakt erin. Reputatie staat onder druk. De gezondheid van organisaties is fragiel. En dan hebben we het niet alleen over tegenvallende financiële resultaten. Het ‘normale’ werkende leven is verdwenen en het op afstand werken heeft gevolgen voor het werkplezier en mentale en fysieke gezondheid van de thuiswerkers. Thuiswerken is de norm. Met alle gevolgen van dien.

Communicatie is nog nooit zo belangrijk geweest. Voor de verbinding. En voor de zichtbaarheid van leiderschap (op afstand). Voor het onderhouden relaties met stakeholders. En voor het in de juiste context plaatsen van impopulaire maatregelen. Communicatie is een vitale functie … 

Wij merken dat veel communicatieafdelingen op hun tandvlees lopen. En daarom o.a. op zoek zijn naar extra (tijdelijke) capaciteit. 

Maar er is ook een grote behoefte om stevige keuzes te maken. Terecht. De context is immers radicaal veranderd. 

Meer van hetzelfde is niet het antwoord op de uitdagingen waar we mee geconfronteerd worden. Wellicht dat dit model je kan helpen om richting te kiezen. En keuzes te maken. Met focus meer impact.