5 tips voor het organiseren van grote congressen en bedrijfsevenementen

Een evenement voor 500 tot 2500 personen organiseren op een externe locatie. Dat brengt andere uitdagingen mee dan een bescheiden klantendag of personeelsfeest in eigen huis. Waar moet je aan denken en welke locaties zijn geschikt?

1. Locatie, locatie, locatie

De locatie kan je evenement maken of breken. Je voorselectie maak je op capaciteit, functionaliteit en bereikbaarheid, maar bedenk dat de uitstraling van de locatie hetgeen is wat de gasten bij blijft. Een locatie met de wow-factor zorgt ervoor dat gasten jouw evenement door een roze bril bekijken. Bovendien heb je bij een locatie met karakter minder  werk (en kosten) als het gaat om de inrichting en styling. Hotspot van het jaar? Amsterdome in Amsterdam, de eerste circulaire evenementenlocatie van Nederland. De iconische koepel heeft een bijzonder verhaal, inspirerende architectuur en een warm industrieel interieur van hergebruikte materialen.

2. Voorbereiding is alles

Hoe groter het evenement, hoe strakker je alles van tevoren moet regelen. Dat begint al bij de logistiek. Kunnen jouw gasten bij de locatie hun auto kwijt, heb je parkeergarages in de omgeving nodig, moeten er shuttlebussen naar het station geregeld worden, zijn er grote evenementen in de omgeving op de dag dat jij je gasten verwacht waardoor de parkeercapaciteit beperkt is? Een locatie waar je je op dat gebied geen zorgen hoeft te maken, is de Midden Nederland Hallen. Dit duurzame evenementencomplex ligt centraal in Nederland, pal aan de snelweg, bij een treinstation in de buurt en heeft 1.500 parkeerplaatsen op eigen terrein.

3. Turn-key is slimmer

Zeker als je nog niet veel ervaring hebt met grote evenementen, is het verstandig om te kiezen voor een locatie die een totaalconcept biedt. Het scheelt je namelijk veel tijd (en stress) als je met één partij kunt schakelen over zaken als food & drinks, de technische faciliteiten en de styling van je evenement. Onderaan de streep ben je doorgaans voordeliger uit. Bovendien is het duurzamer en het eindresultaat vaak beter, omdat in zulke locaties de afstemming tussen deze disciplines perfect is. De Rijtuigenloods, een rijksmonument op een historisch spoorcomplex vlak achter station Amersfoort, is zo’n grootse locatie die je helemaal ontzorgt.

4. Brief iedereen die meewerkt

Aan een groot evenement werken tientallen mensen mee, waarvan een deel ook contact heeft met jouw bezoekers. Denk aan parkeerwachters, beveiligers, ehbo’ers, gastvrouwen en cateringmedewerkers. Je maakt het verschil als deze mensen het verhaal (doel, gewenste beleving etc.) van jouw evenement kennen en uitdragen. Dat bereik je door een goede, gezamenlijke briefing op de dag van het evenement.

5. Je handen vrij tijdens het evenement

Hoe goed je ook voorbereid bent, op de dag van het evenement zelf moet er vaak nog van alles gebeuren. Het is handig als jij een vrije rol hebt tijdens die dag, zodat je snel kunt inspelen op onverwachte situaties. Ook vanuit de locatie heb je zo’n spin in het web nodig die een coördinerende rol heeft en instructies geeft aan alle partijen die meewerken aan jouw evenement. In de locaties die we al noemden (Amsterdome, Rijtuigenloods en Midden Nederland Hallen) werken ze met een bekwame partymanager met wie je op de dag zelf snel kan schakelen als dat nodig is.