In 4 stappen naar een effectievere communicatie op de werkvloer

Met de lancering van Facebook at Work begeeft het machtige blauwe medium zich niet meer alleen op de verborgen tabbladen van de middelmatige werknemer, maar hopen Zuckerberg en de zijnen ook een plek te veroveren in het hoofd en het hart van de werkgever. En daarmee is Facebook niet de eerste speler op de zakelijke markt: onder meer LinkedIn, Podio en Yammer proberen, ieder op een ander vlak, bedrijven te helpen bij een effectievere communicatie op de werkvloer. 

Hoewel bijna elk bedrijf het belang inziet van interne communicatie, verschuift de focus (en daarmee het budget) steeds meer naar externe communicatie, bleek uit een rondvraag onder interne communicatieprofessionals in 2013. Maar tijden veranderen: het kantoor als werkplek is voor steeds minder bedrijven heilig, de pool met ZZP’ers wordt voor de meeste midden- en kleinbedrijven actiever en HR-managers zien dat de mate van flexibiliteit sterk hun concurrentiepositie als werkgever bepaalt. Toch blijven werknemers het grootste kapitaal van ieder bedrijf en de belangrijkste ambassadeurs richting klanten, nieuwe medewerkers en andere stakeholders. Daarom: in vier stappen naar een workflow die zowel voor werkgever als werknemer goed uitpakt.

1. Organiseren: hou op met dat gemail

Effectief communiceren begint bij een efficiënte infrastructuur en juist dát ontbreekt bij veel organisaties. Werknemers worden iedere dag bedolven onder een stortvloed aan werkmails, blijkt uit onderzoek van adviesbureau McKinsey. Gemiddeld besteedt een werknemer 28% van de werktijd aan het lezen en schrijven van e-mails: een information overload en bovendien killing voor de efficiëntie op de werkvloer. Het wordt dus tijd voor een omslag: van een mailcultuur naar een cultuur van daadkracht.                                                                                                   

IT-bedrijf Atos kondigde in 2011 aan binnen drie jaar alle e-mail van de werkvloer te verbannen. Vier jaar later lijkt dat nog niet helemaal gelukt, maar is het aantal interne e-mails wel met zo’n 60 procent teruggedrongen. 

E-mail volledig afschaffen, zoals Atos probeerde, lijkt een utopie. Zeker als je, als bedrijf of afdeling, te maken hebt met (externe) klanten of leveranciers. Een betere wereld (zonder e-mail) begint echter bij jezelf: de digitale workflow voor je werknemers optimaliseren is een mooi begin. Op microniveau door werknemers e-mail etiquette bij te brengen: geen reply to all, zo min mogelijk CC’tjes en beslissingsmomenten face-to-face afhandelen. Op macroniveau is het belangrijk een efficiënte digitale infrastructuur neer te zetten: eentje die werknemers informeert (over interne zaken), faciliteert (om hun dagelijkse werkzaamheden zo efficiënt mogelijk uit te kunnen voeren) en activeert (om de betrokkenheid en externe zichtbaarheid van je werknemers te vergroten).

2. Informeren: de revival van het intranet

Voordat je kiest voor een kanaal om je medewerkers te informeren over, en te helpen bij, interne zaken is het belangrijk eerst te kijken naar de wants & needs van deze groep. Wat verwachten ze van interne communicatie en via welke wegen willen ze geïnformeerd worden? Hebben ze behoefte aan vakantiefoto’s van collega’s, vakinhoudelijke informatie of juist praktische zaken…zoals een manier om makkelijk declaraties in te dienen? Leg deze behoeftes en wensen naast je eigen (interne) communicatiedoelstellingen en maak vervolgens een blauwdruk van het ideale interne platform.

Intranet

Waar het intranet in de jaren ’00 vooral een uitgeklede en statische versie was van de corporate website heeft dit medium zich in de afgelopen jaren sterk ontwikkeld tot een potentiële one-stop-shop voor medewerkers. Dit platform is arbeids- en kostenintensief en zal daarmee vooral geschikt zijn voor grotere organisaties. Je kunt een veelvoud aan elementen laten terugkomen, van HR-gerelateerde zaken als vakantiedagen aanvragen tot op maat gemaakte klanttoepassingen.

Trends die jouw intranet pas écht naar een hoger niveau brengen:

• Personalisatie. Het intranet speelt optimaal in op de behoeften van haar gebruikers en toont informatie die aansluit bij de afdeling, functie en wensen van de betreffende medewerker.
• Real-time facts & figures. Informatie over de prestaties van de organisatie. Hoeveel klanten hebben we er deze week bij? Hoeveel dagen is de fabriek vrij van ongelukken? Hoe wordt er over ons gesproken op social media? Goed of slecht, real-time cijfers verhogen de betrokkenheid van je werknemers en geven een boost aan het teammoraal.
• E-learning. Breng je medewerkers via intranet wat bij. Handig voor interne processen, maar ook zeker voor de (wat simpelere) externe werkzaamheden. Kies voor een tutorial in tekst, beeld of video (explanimation). 
• Integreer dagelijkse werkzaamheden. Een meer geavanceerde stap in het op- en uitbouwen van intranet is het toevoegen van applicaties die bijdragen aan de dagelijkse werkzaamheden. Denk aan een CRM-systeem of dashboard voor het bijhouden en toewijzen van taken.

Het intranet van woningcorporatie Accolade wordt gezien als een schoolvoorbeeld  van intranet. Het effectiever en efficiënter bedienen van klanten staat op het interne platform centraal. Accolade won met haar intranet, wereldwijd, al een aantal awards op het gebied van innovatie.

Facebook at Work

De functionaliteiten van de werkvariant van Facebook zijn nog niet allemaal bekend. Duidelijk is wel dat Facebook at Work voor het grootste deel dezelfde vorm en structuur zal hebben als Facebook zoals wij dat kennen. Voor middelgrote bedrijven lijkt Facebook at Work een interessante nieuwkomer, zeker om interne kennis te delen, te inspireren en verbinding met collega’s te leggen.

Een screenshot van het nieuwe Facebook at Work.

LinkedIn

Net als Facebook heeft LinkedIn, het grootste zakelijke sociale netwerk, de mogelijkheid om (besloten) groepen aan te maken en daarin informatie te delen en contact te leggen met directe en indirecte collega’s. Dit is vooral voor interne kennisdeling en verbinding tussen de afdelingen erg interessant.

3. Faciliteren: een effectievere workflow

Het faciliteren gaat verder dan alleen informeren: je stelt je werknemers in staat om zo effectief mogelijk te kunnen communiceren over en rondom hun dagelijkse werkzaamheden. Bestanden delen, deadlines bewaken, taken toewijzen en actiepunten benoemen: met een sterk online platform voorkom je een stroperige workflow en zorg je voor meer daadkracht bij je medewerkers. 

Podio

Podio geeft haar gebruikers de mogelijkheid om projecten, teams en workflows naar eigen inzicht te structureren en een virtuele thuisbasis te creëren voor het hele team. Project management in optima forma, waar je ook (externe) klanten en leveranciers in mee kunt nemen.

Slack

Het zakelijke platform Slack is vooral geschikt voor de wat kleinere (project)teams en heeft als grote voordeel dat het andere, veelgebruikte, apps als Dropbox, Google Hangouts en iMessage ondersteunt. Daarnaast is het mogelijk verschillende communities op LinkedIn en Twitter te volgen. Alle berichten komen op één plek binnen en worden gebundeld per onderwerp, zodat gebruikers alleen de voor hen relevante berichten te zien krijgen. 

Yammer

Yammer (in 2012 overgenomen door Microsoft) is geschikt voor grotere communities en waarschijnlijk het meestgebruikte platform van de drie. Yammer is het beste te omschrijven als een digitale muurkrant, waarop nieuws, documenten maar ook vragen (in de vorm van een poll) kunnen worden gedeeld.

Van links naar rechts, met de klok mee: Slack, Yammer en Podio.

4. Activeren: van medewerkers naar ambassadeurs

Vijftig procent van alle werknemers deelt zo af en toe content (in tekst, beeld of video) over hun werk op social media: 33% zelfs zonder stimulans vanuit de werkgever. Om de betrokkenheid van je werknemers bij het bedrijf te vergroten, en ze de kans te geven om hun 'I love my job'-gevoel met de buitenwereld te delen, is het verstandig hen het zo makkelijk mogelijk te maken om content te delen.

Naast zichtbaarheid van je eigen social media-kanalen binnen de organisatie, en een actieve rol van je werknemers bij het creëren van de content, is het opzetten van een social hub een goede investering. De social hub is een verzameling van de feeds van alle social kanalen die je als bedrijf hebt, variërend van Facebook tot Twitter of je blog. Deze hub kun je vervolgens (digitaal) integreren in intranet of je website, maar ook fysiek: denk aan een digitale wall bij de receptie of flatscreens door het hele gebouw.

Hiermee vergroot je de zichtbaarheid van alles wat er gebeurt in en rondom het bedrijf, creëer je een breder draagvlak en vergroot je de betrokkenheid bij het bedrijf. Met een beetje geluk ben je binnen afzienbare tijd dan ook een aantal enthousiaste ambassadeurs rijker.

Social hub van Cisco 

Organisatie in verbinding

Als communicatiemedewerker kun je dit alles niet in je eentje realiseren: zeker in een grotere organisatie. Daarom is het belangrijk goed te luisteren naar de behoeftes en wensen van je medewerkers, te kijken hoe je hierop kunt anticiperen en op basis daarvan draagvlak creëren bij het management. Hierbij kunnen de conclusies van een onderzoek van Winkwaves je helpen: dankzij een social intranet zijn medewerkers beter op de hoogte, tevredener en voelen ze zich meer verbonden met elkaar en de organisatie. Nieuwe medewerkers zijn sneller ingewerkt. De innovatiekracht en lenigheid van de organisatie is groter en de dienstverlening naar de buitenwereld verbetert. 

Een eerste stap op weg naar een organisatie in verbinding kan een denktank of taskforce met mensen uit alle geledingen zijn, ook om voortdurend nieuwe content voor de interne communicatie te creëren. Maak de resultaten van je inspanningen zichtbaar en zorg ervoor dat interne communicatie, ook bij jou, op de kaart blijft staan. Op naar het nieuwe communiceren!