In het huidige tijdperk van digitalisering en gegevensafhankelijkheid is het cruciaal voor organisaties om de veiligheid van klantinformatie te waarborgen, vooral in Customer Relationship Management (CRM) systemen. Hiermee voldoen organisaties niet alleen aan de privacy wetgeving, maar vergroten zo ook het vertrouwen van de klanten. Toch wordt er vaak niet goed nagedacht over de AVG-wetgeving en het aanschaffen van een CRM-systeem. Maar hoe zorg je er nu voor dat jouw CRM volledig voldoet aan de AVG-wetgeving?
Welke invloed heeft AVG op een CRM-systeem?
Om privacy gerelateerde gevaren te voorkomen en te zorgen voor een veilig CRM-systeem, is het belangrijk te voldoen aan de AVG-wetgeving. De Algemene Verordening Gegevensbescherming, vaak afgekort als AVG, is een belangrijke wetgeving die de privacy en beveiliging van persoonlijke gegevens in de Europese Unie beschermt.
De AVG-wetgeving vereist onder andere de volgende aspecten:
- Organisaties moeten toestemming krijgen voordat ze persoonlijke gegevens mogen verwerken. Logisch natuurlijk, maar dit gaat nog wel eens mis in de praktijk.
- Klanten hebben recht op toegang tot hun gegevens, rectificatie en het laten wissen van gegevens. Kan jouw huidige CRM dit wel?
- Organisaties moeten de risico's van gegevensverwerking periodiek evalueren. (Dit is een reminder: open die agenda!)
- Datalekken moeten binnen 72 uur worden gemeld. Heeft jouw organisatie hier al een protocol op geschreven?
- Privacy moet worden ingebouwd in processen en systemen. Kijk goed hoe jouw huidige CRM of nieuwe CRM-systeem hiermee om gaat. Op zoek naar een krachtig CRM-systeem waar privacy is ingebouwd? Kijk eens op: https://www.tribecrm.nl/
Overtredingen van de AVG kunnen leiden tot hoge boetes, wat organisaties aanspoort om serieus werk te maken van gegevensbescherming. Het doel van de AVG is niet alleen om persoonlijke gegevens te beschermen, maar ook om het vertrouwen van klanten in digitale diensten en gegevensverwerking te versterken. Daarnaast kun je met de juiste plannen ook voorkomen dat er bij een hack gegevens buit worden gemaakt.
Een aantal veiligheidsrisico’s op een rij
Er bestaan diverse beveiligingsrisico's voor CRM-systemen wanneer de privacy en beveiliging niet optimaal zijn. Een belangrijke bedreiging is ongeoorloofde toegang tot gevoelige klantgegevens. In de verkeerde handen kunnen deze gegevens worden misbruikt voor frauduleuze doeleinden, identiteitsdiefstal of phishingaanvallen.
Daarnaast vormen datalekken een gevaar, of het nu gaat om het onopzettelijke onthullen van gegevens door medewerkers of opzettelijke aanvallen van buitenaf. In jaarlijks onderzoek van IBM (2023) is een sterke groei te zien in deze vorm van cybercriminaliteit. Datalekken kunnen leiden tot financiële verliezen, reputatieschade en juridische gevolgen voor organisaties. Zo kreeg de tandartsketen Colosseum Dental Benelux in 2022 te maken met een aanval van cybercriminelen, waardoor ze noodgedwongen 120 filialen moesten sluiten (de Ondernemer, 2023).
Voorkom risico’s met de juiste maatregelen
Om te voorkomen dat een organisatie de dupe wordt van een beveiligingsrisico zoals een datalek en de gegevens van klanten op straat komen te liggen, is het van belang bepaalde maatregelen te nemen. Om te beginnen is het cruciaal om een CRM-systeem te implementeren waar privacy is ingebouwd, dit houdt in dat het CRM-systeem voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving en de mogelijkheid geeft klantgegevens op een veilige manier te verzamelen, verwerken en bewaren. Lees dus altijd goed hoe jouw leverancier hier mee omgaat.
Vervolgens moeten er procedures en beleidslijnen worden vastgesteld voor deze processen. Uiteraard moeten deze altijd voldoen aan de AVG-wetgeving. Denk hierbij aan de eerder genoemde vereisten. Organisaties kunnen gegevens beveiligen door middel van geavanceerde versleutelingstechnologie, het regelmatig uitvoeren van beveiligingsaudits en het toepassen van strikte toegangscontroles. Daarnaast is het van belang een incident response plan te hanteren. Dit plan zorgt ervoor dat er snel en effectief gehandeld kan worden wanneer een datalek zich voordoet.
Tot slot is een belangrijk aspect het werken aan het bewustzijn van medewerkers. Menselijke fouten zijn namelijk een veelvoorkomende oorzaak van datalekken. Het bewustzijn vergroten kan bereikt worden door medewerkers op te leiden op het gebied van privacykwesties en gegevensbescherming.
Waarborg de privacy van je klanten
Het is belangrijk dat organisaties bewust zijn van de eventuele privacy en beveiligingsrisico’s en de mogelijke maatregelen die een organisatie kan nemen om de privacy te waarborgen. Door het implementeren van de verschillende maatregelen, kunnen organisaties het vertrouwen van klanten winnen en voldoen aan de privacywetgeving, terwijl tegelijkertijd gevoelige informatie wordt beschermd.
Plaats als eerste een reactie
Ook een reactie plaatsen? Word lid van Adformatie!