Branchespecifieke agency software bevordert groei en transformatie

Teamleader is ruim tien jaar geleden zelf ontstaan uit het verlangen naar software voor het runnen van een agency, vertelt Director Brand Strategy Peter Van Wijnaerde. ‘Ons bedrijf komt voort uit een agentschap waarvan de eigenaar zich afvroeg of het niet makkelijker kon met al die administratie en registratie. Hij bedacht daar software voor want die was er nog niet, tenminste niet toegespitst op agencies. Vervolgens zijn er een paar duizend andere bureaus blij geworden van deze SaaS-oplossing. We kunnen stellen dat de behoefte aan Teamleader in de sector breed wordt gedeeld.’

Business software is vaak gericht op zoveel mogelijk verschillende bedrijven. Teamleader Orbit biedt specifiek agencies functies voor inzicht en groei. Van Wijnaerde: ‘Als je vraagt wat afnemers van ons verwachten, dan zijn er twee antwoorden; de een rationeel, de ander emotioneel.

‘Rationeel is de wens dat de capaciteit goed valt in te plannen. Dat er overzicht is op facturabele uren, dat je kosten en baten kunt monitoren. De winstmarge van je project te allen tijde kunnen opvolgen is essentieel. Tot in de kleinste hoekjes van projecten bestaat de behoefte om te kunnen managen. Dat levert in de software een hele suite op waarin je in principe de gezondheid van een agency kunt bijhouden.’

‘Emotioneel gezien zoeken bureaus en agentschappen hulp om morgen beter te draaien dan vandaag. Daarom gaan we veel in gesprek met vakgenoten over alles wat er speelt. Dat doen we onder meer in Agency Life, een contentprogramma met video’s en podcasts over de dagelijkse praktijk. Zo weten we dat het voor managers belangrijk is om bij te houden wat een goede KPI is, welke OKR's je hebt en hoe je daarmee omgaat. Kortom, de vraag aan ons is om de tools te bieden waaraan je kunt zien of een organisatie lekker bezig is of dat er moet worden ingegrepen.'

Om zoveel mogelijk inzicht te bieden in de dagelijkse business van agencies, heeft Teamleader dit jaar de Agency Benchmark in het leven geroepen. Hiervoor zijn gegevens verzameld van toonaangevende agentschappen van verschillend formaat uit België, Nederland, Frankrijk en Duitsland. Het vergelijkende onderzoek biedt inzicht in vijf belangrijke pijlers: klantengroei, operationele excellentie, inkomstenbeheer, gecentraliseerde analyses en connected services. Zie het kader op deze pagina voor enkele opvallende uitkomsten.

Het doel van Agency Benchmark voor Teamleader is om nog beter te begrijpen aan welke functionaliteiten klanten behoefte hebben. Daarnaast geeft het agencies een externe houvast. De benchmark helpt hen om prioriteiten te stellen en zij kunnen zich meten aan de uitkomsten.
Via agencybenchmark.eu kunnen agencies hun eigen acties en prestaties vergelijken met die van andere organisaties.

Door de software voortdurend te verbeteren op basis van werkelijke behoeften, bereikt Teamleader meer voor agencies dan slechts een fijne service. Renata Renema, VP Marketing: ‘Een belangrijk meetinstrument voor onze doelgroep is de revenue per fte. Uit onze onderzoeksgegevens blijkt dat door gebruik van onze software de non-billable uren veel beter worden ingepland. Daardoor wordt een gemiddelde groei van 7% gerealiseerd in die fte-opbrengst. Dat geeft aan dat onze dienstverlening een positief effect heeft op de bedrijfsvoering van afnemers.'

Het contact met de sector levert ook een kijk op de toekomstige vraag van agencies op. Teamleader is er volgens Renema op gebrand daar tijdig op te anticiperen. ‘Als het gaat om run and change, biedt onze software alle mogelijkheden voor work management van running business. Changing willen we ook faciliteren. De markt staat onder druk. Agencies zoeken daarom naar verbeterde en vernieuwende businessmodellen. Met Teamleader Orbit moeten we die kunnen faciliteren.’

Van Wijnaerde: ‘De stijl van factureren door agencies kent zo z'n trends. Fee based of offer based zijn al lang populair. Factureren op basis van time and material was interessant omdat het financiële risico's verminderde. Onder andere door de opkomst van AI wordt er nu meer gekeken naar value based factureren, of subscription. Er zijn ook agencies actief met menukaarten, retainers, no cure no pay. Bij al die modellen passen andere manieren van werken die wij in de software zullen hosten.’

Al te ver vooruit kijken naar nieuwe ontwikkelingen in de sector is lastig, gezien de snelheid van veranderingen de laatste jaren. Om relevante work management software te bieden is dat volgens Teamleader ook niet nodig omdat in ieder geval één factor gelijk blijft. Renema: ‘Tools, data, technieken en de mensen waarmee je werkt, veranderen. Wat hetzelfde blijft is de behoefte aan bedrijfsinzicht. Het faciliteren daarvan passen we aan op nieuwe wensen, maar de kern blijft dat wij jou de controle geven over je bedrijf.’