Van start-up naar scale-up: dit zijn de do’s en don’ts

Als je nog met z’n allen om één lunchtafel past - daar de hele werkdag aan werkt en niet aan luncht - brengt dat veel vanzelfsprekendheden en voordelen met zich mee. Iedereen kent elkaar goed en weet elkaars (formele en informele) rol. En zo niet, dan vraag je dat elkaar gewoon even. Aan die tafel. Hop, gelijk opgelost.

Maar ineens pas je niet meer allemaal tegelijk aan die lunchtafel en gaat het organiseren niet meer vanzelf. Hoe moet dat eigenlijk dat organiseren? De bekende weg is regels opstellen. Systemen bedenken. Waterdichte afspraken maken over wie wat doet en hoe precies. Maar daar zit ook een allergie op: “We zijn toch geen corporate?”, “Rules are the enemy of creativity!” en “A system is the enemy of agility!”. Ook wel een beetje waar.

Een van mijn favoriete modellen om hier duiding aan te geven is het zogenaamde ‘systeemwereld versus leefwereld’-model, afkomstig uit het boek Verdraaide Organisaties van Wouter Hart (geniaal boek!).

Wat voorkomen moet worden is een gevalletje ‘paarse krokodil’. Maar wanneer is er sprake van een paarse krokodil-situatie? Als de regels en procedures tot doel op zich zijn verheven. Organisaties zijn dan ‘verdraaid’: de systeemwereld is leidend en de wensen en behoeftes van zowel collega’s als de klant niet. Daarmee gaan we, als we niet oppassen, voorbij aan het ware doel van de organisatie: waarde toevoegen voor klant én collega. Zo creëer je dus onnodige, ineffectieve systemen en processen die voor frustraties kunnen zorgen. Je spreekt dan van een gevalletje ‘paarse krokodil’, dus.

Bij veel grotere organisaties ligt de focus helaas nog te veel op deze systeemwereld. Volgens mij, omdat we hopen dat het een houvast biedt voor het onbekende. Voor wat we spannend vinden. Het is de gedachte dat de mensen in de leefwereld ‘vanzelf’ de goede dingen gaan doen, als we de systeemwereld helemaal in orde maken. Dat staat voor mij echter lijnrecht tegenover vertrouwen en autonomie.

De systeemwereld helemaal in de ban doen, is weer een andere een valkuil. Mijn natuurlijke voorkeur gaat niet uit naar vastleggen, systemen en regels. Maar ik ben er door schade en schande achter gekomen dat dit -  juist in een groeiende, scale-up organisatie - een betere samenwerking echt in de hand kan werken. Want als we helemaal geen afspraken maken met elkaar, dan zorgt dit voor onduidelijkheid. En onduidelijkheid vinden we als mens gewoonweg niet fijn. Het voelt veilig om te weten waar we verantwoordelijk voor zijn en vooral ook: waarvoor niet.

Je groeit van een start-up naar een scale-up. Systemen zijn nodig. Echter, om te voorkomen dat het een ‘Paarse Krokodil’-ervaring wordt, geef ik je hierbij een aantal concrete tips en tricks:

1) Zorg binnen je organisatie voor duidelijke kernwaardes:

➤ Klinkt cliché. Maar do it anyways. Noem het kernwaardes, principes, guidelines. Dat maakt niet zoveel uit. Zolang het een krachtige houvast is voor je cultuur; waar je als bedrijf voor staat. Wat jullie belangrijk vinden. Het zijn deze - soms simpele - principes die het mogelijk maken, dat alle collega’s hun verantwoordelijkheid kunnen én willen nemen.
➤ En als je ze dan hebt - deze kernwaardes of guidelines - zorg dan dat iedereen binnen het bedrijf weet wat ze betekenen. Welk gedrag past hierbij?
➤ En dan? Herhaal deze. Toets ze. Pas ze aan, indien nodig (want hey, het zijn niet systemen die leidend zijn). 
➤ Elk nieuw ‘systeem’ dat je wilt introduceren, toets je aan deze kernwaardes. Zowel de inhoud als het proces. Stel jezelf de vraag: “draagt het bij aan waar we voor staan of - als we heel eerlijk zijn - niet?”  Zo niet, don’t do it. Schaaf het bij. 

2) Communicatie, communicatie, communicatie. En nee. Niet via de mail en slack. Minimaal 60% van onze communicatie is namelijk non-verbaal.  Zorg voor die efficiënte bedrijfsprocessen en systemen, maar blijf wel met elkaar praten. Laat aandacht hiervoor nooit wegzakken. 

Introduceer een taal die past bij je organisatie. Ik kan me voorstellen dat het woord ‘systeemwereld’ niet een term is die bij iedereen aansluit. Maak het luchtig en laagdrempelig. Bij een van mijn vorige werkgevers werd het altijd (liefdevol) grappig genoemd “hé daar is ‘ie weer, Lara haar systeemwereld”. Top. Works like a charm. Want het ligt hiermee wel op tafel!

Één van de ‘systemen’ die we bij Team5pm hebben geïntroduceerd is er één die helpt bij het scheppen van duidelijkheid over welke verantwoordelijkheden horen bij welke functies: functieprofielen. En ik hoor je wellicht denken: gatsie!

Het is inderdaad best een ouderwetse term. De stereotype controle- en checklisten die hiermee worden geassocieerd, pasten in onze optiek niet bij onze kernwaardes: being a teamplayer, be innovative, work smart en have fun. Daarom stopten we ze in een compleet nieuw jasje met de naam ‘Team5pm ID’.

Bij de start van dit project zag ik de klassieke valkuil hierboven omschreven. Dus: we bedenken iets om te zorgen dat we nog fijner samenwerken, maar het effect is precies het tegenovergestelde. Deze profielen zijn juist bedoeld om waarde toe te voegen en niet om in de weg zitten bij de groei van onze collega’s.  

Daarom startten we dit project met het vaststellen van de waarom (the big old WHY) we deze profielen eigenlijk willen introduceren. De volgende stap was om zowel het implementatieproces als de opzet van de ID’s te toetsen aan onze kernwaardes. 

We kwamen tot de conclusie dat:

1. De opzet: Bij YouTube Agency Team5pm werken getalenteerde en ambitieuze mensen. Het is helpend als wij een kader hebben over ‘wat’ je doet  en ‘waarom’ je dat doet, maar niet over ‘hoe’ dit moet. Dat kan iedereen zelf wel bedenken. 
2. Het implementatieproces: we maken de profielen samen met de collega’s,  die deze functie gaan uitoefenen. Dus geen top-down proces. We doen het samen en checken gedurende het proces continue of het helpend is om hun werk nog beter (en leuker) te kunnen doen. 

Op dit moment hebben we ongeveer 70% van de profielen geïmplementeerd. 

En met het risico op borst-klopperij: ja, we we krijgen enthousiaste reacties! Mooi. Nu zorgen dat het waarde blijft toevoegen en dat dit systeem niet leidend wordt.

Naast data-gedreven YouTube-expertise, staat YouTube Agency Team5pm ook voor een fijne werkcultuur. Zo betekent werken bij Team5pm met een lach op je gezicht naar kantoor gaan, je veilig voelen, optimaal kunnen presteren, plezier maken en kunnen groeien als mens en professional. Om dit te waarborgen, is Lara Herpers werkzaam als People & Culture Director bij Team5pm. De van origine psycholoog en organisatieadviseur, schrijft regelmatig over haar visie op relevante thema’s.